Case Study

carHunters

carHunters to platforma CRM zbudowana dla komisów, skupów aut, handlarzy, dealerów aut używanych i brokerów samochodowych, którzy zarabiają na szybkim docieraniu do właścicieli aut wystawionych na sprzedaż w prywatnych ogłoszeniach. W tym biznesie liczy się nie to, kto ma najlepszą ofertę, tylko kto pierwszy odezwie się do sprzedającego. Dobre auto pojawia się w ogłoszeniu i znika w kilka godzin, bo dzwoni do niego wielu innych zainteresowanych. Cała przewaga rozgrywa się w oknie kilkudziesięciu minut od momentu publikacji ogłoszenia. Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy kompletny system, który przejmuje ten wyścig w całości. Platforma pobiera nowe ogłoszenia motoryzacyjne z rynku co minutę, filtruje je pod kątem parametrów danego kupującego, a następnie automatycznie uruchamia spersonalizowaną komunikację SMS i WhatsApp z propozycją odkupu, wspieraną przez sztuczną inteligencję. Do tego dochodzi pełna warstwa biznesowa: subskrypcje, płatności cykliczne, fakturowanie zgodne z KSeF oraz model sprzedaży oparty na miastach przydzielanych na wyłączność. Efektem jest nie pojedyncze narzędzie, tylko samodzielny produkt SaaS z panelem klienta, panelem administracyjnym i pełną automatyzacją procesu od wykrycia okazji aż po rozliczenie abonamentu. carHunters powstał na tym samym, uniwersalnym silniku, na którym wcześniej zbudowaliśmy bliźniaczą platformę dla rynku nieruchomości (dealHunters).

Motoryzacja
SaaS dla komisów i skupów aut
Automatyzacja pozyskiwania pojazdów

(+48) 575 901 007 Wróć do listy

24/7 skan portali z autami
SMS + WhatsApp kontakt wspierany AI
Subskrypcja model z terytoriami
1 silnik wspolny z dealHunters

O projekcie

Wprowadzenie

Klientem jest podmiot działający w segmencie obrotu samochodami używanymi, czyli w świecie komisów, skupów aut, handlarzy i brokerów samochodowych. Model biznesowy jego użytkowników polega na wyszukiwaniu aut wystawianych przez osoby prywatne, szybkim kontakcie ze sprzedającym, negocjacji i odkupie pojazdu poniżej ceny odsprzedaży.

Specyfika tej branży jest bezlitosna dla wolnych i niezorganizowanych.

Dobre auta w atrakcyjnej cenie są towarem deficytowym i mają bardzo krótki czas życia w ogłoszeniach. To samo ogłoszenie trafia jednocześnie do wielu kupujących przeglądających te same portale, więc realną wartość ma wyłącznie ten, kto zareaguje jako pierwszy i od razu nawiąże sensowny kontakt. Reszta rywalizuje o resztki.

Zanim powstała platforma, praca w tym modelu opierała się na żmudnym, ręcznym procesie. Kupujący sam przeglądał portale z ogłoszeniami aut, sam wyłapywał interesujące pojazdy, sam pisał do sprzedających i sam pilnował, do kogo już się odezwał, a do kogo jeszcze nie. Przy kilku ogłoszeniach dziennie da się to ogarnąć w głowie i w arkuszu. Przy skali, która realnie generuje transakcje, jest to niewykonalne dla człowieka.

Dodatkową trudnością jest sama komunikacja. Sam kontakt to za mało, bo właściciel auta dostaje podobne wiadomości od wielu osób naraz. Trzeba pisać w sposób, który wyróżni się z tłumu, a potem konsekwentnie prowadzić rozmowę, odpowiadać na pytania i wracać z przypomnieniem, jeśli ktoś nie odpisał. To praca, która wymaga dyscypliny i nie wybacza zaniedbań, bo każdy nieodebrany wątek to potencjalnie utracony pojazd.

Trzecim wymiarem, którego z zewnątrz nie widać, jest strona biznesowa i rozliczeniowa samej usługi. Platforma nie jest tylko narzędziem dla jednego komisu, tylko produktem subskrypcyjnym sprzedawanym wielu klientom jednocześnie, z abonamentami, płatnościami cyklicznymi, fakturami i podziałem rynku na obszary. To wszystko trzeba było zaprojektować tak, aby działało automatycznie i nie wymagało ręcznej obsługi przy każdym kliencie.

Wyzwanie

Problem

Największym problemem był czas reakcji na nowe ogłoszenia.

Wartość okazji spada z każdą minutą od publikacji ogłoszenia. Człowiek fizycznie nie jest w stanie monitorować wszystkich portali motoryzacyjnych przez całą dobę i reagować natychmiast. Zawsze przegra z kimś, kto ma automat pracujący non stop. Każde auto zauważone z kilkugodzinnym opóźnieniem jest w praktyce autem już przegranym.

Drugim problemem była skala i selekcja.

Na rynku codziennie pojawiają się tysiące nowych ogłoszeń, z których tylko część pasuje do konkretnej strategii zakupowej danego komisu czy skupu. Ręczne przekopywanie się przez ten strumień jest nie tylko wolne, ale też obarczone błędem zmęczenia. Wartościowe oferty giną w szumie, a kupujący traci czas na przeglądanie pozycji, które i tak go nie interesują.

Trzecim problemem była komunikacja na dużą skalę i jej jakość.

Tu warto rozbić problem na dwie perspektywy. Po stronie użytkownika liczyło się to, żeby móc odezwać się do dziesiątek sprzedających dziennie, ale bez efektu masowej, bezosobowej wysyłki, która od razu trafia do kosza. Po stronie systemu oznaczało to konieczność automatycznego generowania wiadomości dopasowanych do konkretnego auta, wysyłania ich kanałami, którym ludzie ufają, oraz rozumienia odpowiedzi, które przychodzą z powrotem. Bez tego automatyzacja kończy się na wysłaniu wiadomości, a najważniejsze zaczyna się dopiero po odpowiedzi sprzedającego.

Czwartym problemem było utrzymanie ciągłości kontaktu.

Większość transakcji nie zamyka się po pierwszej wiadomości. Sprzedający nie odpisuje od razu, zastanawia się, wraca po kilku dniach. Bez zautomatyzowanych przypomnień i follow-upów te wątki po prostu wygasają, a razem z nimi wygasa duża część potencjalnych odkupów. Ręczne pilnowanie, komu i kiedy przypomnieć, przy dużej liczbie kontaktów jest praktycznie niemożliwe.

Piątym problemem była struktura produktu i podział rynku.

Model biznesowy zakładał sprzedaż dostępu do obszarów geograficznych, przy czym atrakcyjność usługi rośnie, gdy dany rynek nie jest przydzielony wielu kupującym naraz. Wymagało to zaprojektowania logiki terytoriów, przydzielania miast, obsługi obszarów sąsiednich jako osobnego produktu oraz pilnowania konfliktów, czyli sytuacji, w której o ten sam obszar ubiega się kilka firm. To nie jest kwestia interfejsu, tylko fundamentalna zasada działania całej sprzedaży.

Szóstym problemem była cała warstwa rozliczeniowa i administracyjna.

Po stronie administracyjnej trzeba było zapanować nad abonamentami, cyklicznymi płatnościami, wygasaniem dostępu, przypomnieniami o płatnościach, fakturami i obowiązkami wynikającymi z polskiego systemu e-fakturowania. Po stronie użytkownika ta cała złożoność musiała być niewidoczna, tak aby klient po prostu wykupił dostęp, korzystał i otrzymywał faktury bez kontaktu z obsługą. Pogodzenie tych dwóch perspektyw, czyli maksymalnej kontroli po stronie operatora i maksymalnej prostoty po stronie klienta, było jednym z trudniejszych elementów projektu.

Cel

Co chcieliśmy osiągnąć

Celem było zbudowanie kompletnego, samodzielnego produktu, który zamienia najbardziej czasochłonną i najbardziej podatną na błędy część pracy kupującego, czyli wyszukiwanie okazji i pierwszy kontakt ze sprzedającym, w proces działający automatycznie i przez całą dobę. System miał wykrywać nowe ogłoszenia szybciej, niż jest w stanie zrobić to człowiek, i natychmiast uruchamiać sensowną, spersonalizowaną propozycję odkupu, a nie tylko powiadamiać o nowym aucie.

Z perspektywy biznesowej celem było stworzenie gotowej platformy subskrypcyjnej, która sama się utrzymuje operacyjnie. Chodziło o to, aby sprzedaż dostępu, przydział terytoriów, płatności cykliczne i fakturowanie działały bez ręcznej obsługi, a operator dostał pełną kontrolę nad klientami i statystykami. Po stronie użytkownika celem była maksymalna prostota, czyli jeden przejrzysty panel, w którym komis ustawia swoje parametry, obserwuje wyniki i prowadzi wszystkie kontakty w jednym miejscu.

Zakres

Co obejmowała współpraca

Do projektu podeszliśmy jak do budowy produktu, a nie pojedynczego narzędzia. Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy całą platformę od podstaw, od architektury i bazy danych, przez logikę pobierania i dopasowywania ogłoszeń aut, warstwę komunikacji i sztucznej inteligencji, aż po płatności, fakturowanie, panel administracyjny i wdrożenie produkcyjne. Fundamentem była architektura modułowa, w której każdy obszar, czyli ogłoszenia, leady, płatności, powiadomienia czy terytoria, stanowi wyodrębniony moduł o jasno określonej odpowiedzialności.

Taki podział nie był celem samym w sobie, tylko decyzją biznesową. carHunters powstał na tym samym silniku, który wcześniej napędził bliźniaczą platformę dla rynku nieruchomości (dealHunters). Przeniesienie sprawdzonego fundamentu do nowej branży, bez przepisywania systemu od zera, było najlepszym dowodem, że powstał realny, uniwersalny produkt.

Projekt UX/UI panelu

Architektura modułowa platformy

Integracja ze źródłem ogłoszeń aut

Automatyczne pobieranie ogłoszeń

Silnik dopasowania leadów

Analiza i wycena AI (OpenAI)

Wysyłka SMS (Twilio)

Integracja WhatsApp

Kolejki e-mail i powiadomienia push

Płatności cykliczne (PayU)

Fakturowanie i integracja KSeF

Model terytoriów na wyłączność

Panel administracyjny i statystyki

Wdrożenie produkcyjne (Docker, Nginx)

Realizacja

Nasze rozwiązanie

W pierwszym etapie zbudowaliśmy fundament, czyli modułową architekturę na Node.js z bazą PostgreSQL i warstwą cache w Redis. Sercem tego etapu była integracja z zewnętrznym źródłem ogłoszeń motoryzacyjnych oraz mechanizm harmonogramów, który cyklicznie, w praktyce co minutę, pobiera nowe ogłoszenia aut z rynku. To ten element rozwiązuje najważniejszy problem branży, czyli czas reakcji. System nie śpi i nie męczy się, więc widzi nowe auto praktycznie w momencie jego pojawienia się.

W drugim etapie zajęliśmy się tym, co odróżnia realne narzędzie od prostego powiadomienia, czyli inteligentnym dopasowaniem i oceną ogłoszeń. Zbudowaliśmy silnik leadów, który filtruje napływające ogłoszenia względem parametrów zdefiniowanych przez kupującego, oraz warstwę analizy opartą na sztucznej inteligencji. Wykorzystaliśmy modele OpenAI do analizy ogłoszeń, wsparcia wyceny rynkowej pojazdu oraz do przetwarzania i kategoryzowania odpowiedzi sprzedających. Dodatkowo osadziliśmy mechanizm oparty na embeddingach, który zasila wewnętrzną wyszukiwarkę wiedzy i asystenta wsparcia. Dzięki temu system nie tylko wychwytuje okazje, ale też pomaga zrozumieć, ile dane auto jest warte i jak zareagował rozmówca.

W trzecim etapie zbudowaliśmy warstwę komunikacji, czyli to, co faktycznie zamienia lead w rozmowę. Zintegrowaliśmy wysyłkę SMS przez Twilio oraz kanał WhatsApp, a całość oparliśmy na kolejkach, aby wysyłka była stabilna, kontrolowana i odporna na chwilowe błędy dostawców. Treść wiadomości jest personalizowana pod konkretne auto, a nie generowana masowo. Do tego dołożyliśmy automatyczne przypomnienia i follow-upy, które samodzielnie wracają do kontaktów bez odpowiedzi według ustalonych strategii. To ten mechanizm ratuje transakcje, które w ręcznym procesie po prostu wygasłyby z powodu braku czasu na pilnowanie każdego wątku.

W czwartym etapie zbudowaliśmy pełną warstwę monetyzacji i rozliczeń, która czyni z platformy samodzielny produkt SaaS. Wdrożyliśmy subskrypcje i płatności cykliczne oparte na PayU, wraz z tokenizacją kart, obsługą odnowień, wygasania dostępu i automatycznymi przypomnieniami o płatnościach. Osobno zaprojektowaliśmy logikę terytoriów, czyli sprzedaż dostępu do miast i obszarów sąsiednich jako oddzielnego produktu, z kontrolą konfliktów o ten sam rynek. Zamknęliśmy to obiegiem fakturowania z generowaniem dokumentów PDF i integracją z krajowym systemem e-fakturowania KSeF, tak aby rozliczenia domykały się bez ręcznej pracy.

W piątym etapie dopięliśmy stronę operatora i użytkownika oraz przygotowaliśmy platformę do skali. Zbudowaliśmy panel administracyjny ze statystykami, alertami, obsługą zgłoszeń i możliwością wchodzenia w konto klienta w celu wsparcia, a także panel użytkownika, w którym komis ustawia parametry, prowadzi leady i widzi wszystkie kontakty w jednym miejscu. Dołożyliśmy powiadomienia push, wbudowanego asystenta wsparcia oraz moduł onboardingu. Całość przygotowaliśmy do wdrożenia produkcyjnego w oparciu o konteneryzację, serwer aplikacyjny za reverse proxy i monitoring błędów, co przełożyło się na stabilne, przewidywalne działanie usługi.

Zwieńczeniem było potwierdzenie, że fundament zbudowany dla nieruchomości sprawdza się także w motoryzacji. Ten sam silnik, po dopasowaniu źródeł danych i logiki branżowej, napędził carHunters bez przepisywania systemu od zera. To najlepszy dowód, że powstał realny, uniwersalny produkt, a nie jednorazowe wdrożenie pod jednego klienta.

Efekty

Wyniki i rezultaty

Efektem końcowym jest kompletna, działająca produkcyjnie platforma SaaS, która samodzielnie prowadzi cały proces od wykrycia okazji, przez pierwszy kontakt i prowadzenie rozmowy, aż po rozliczenie abonamentu. Najbardziej czasochłonna i najbardziej stresująca część pracy kupującego, czyli ciągłe monitorowanie rynku i reagowanie jako pierwszy, została w całości przejęta przez system pracujący non stop.

Na poziomie technologicznym powstało rozwiązanie oparte na przemyślanej, modułowej architekturze, z rozbudowaną warstwą automatyzacji działającą w tle. Harmonogramy pilnują pobierania ogłoszeń, wysyłki wiadomości, przypomnień, odnowień płatności i fakturowania, dzięki czemu codzienne funkcjonowanie usługi nie wymaga ręcznej obsługi. Integracje ze źródłem ogłoszeń aut, bramką płatniczą, dostawcą SMS i WhatsApp, sztuczną inteligencją oraz krajowym systemem e-faktur spinają w jednym miejscu procesy, które normalnie są rozrzucone po wielu osobnych narzędziach.

Na poziomie UX komis dostał jeden przejrzysty panel zamiast żonglowania portalami, arkuszami i telefonem. Ustawia w nim swoją strategię zakupową, obserwuje napływające okazje i prowadzi wszystkie kontakty oraz negocjacje w uporządkowany sposób. To, co wcześniej wymagało nieustannej czujności i dyscypliny, stało się procesem prowadzonym przez system, który sam podpowiada kolejne kroki.

Na poziomie biznesowym powstał gotowy, skalowalny produkt subskrypcyjny. Sprzedaż dostępu, przydział terytoriów, płatności cykliczne i fakturowanie działają automatycznie, a operator zyskał pełną kontrolę nad klientami i statystykami z poziomu panelu administracyjnego. To, że carHunters powstał na tym samym silniku co platforma dla nieruchomości, pokazuje, że zbudowany fundament realnie nadaje się do skalowania na kolejne rynki.

Najważniejsze rezultaty:

Automatyczne wykrywanie nowych ogłoszeń aut w praktyce co minutę, przez całą dobę
Skrócony do minimum czas reakcji na świeże okazje
Spersonalizowana komunikacja SMS i WhatsApp zamiast masowej wysyłki
Analiza i wycena aut oraz kategoryzacja odpowiedzi wsparta AI
Automatyczne follow-upy i przypomnienia ratujące wygasające wątki
Model sprzedaży oparty na terytoriach na wyłączność z kontrolą konfliktów
Pełna automatyzacja subskrypcji, płatności cyklicznych i fakturowania KSeF
Rozbudowany panel administracyjny ze statystykami i wsparciem klienta
Stabilne wdrożenie produkcyjne przygotowane pod skalę
Produkt zbudowany na uniwersalnym silniku bliźniaczej platformy (dealHunters)

To case study pokazuje, że w branżach, w których o wyniku decyduje czas reakcji, największą wartość tworzy nie kolejne narzędzie do przeglądania, tylko kompletny system, który przejmuje cały proces i pracuje wtedy, gdy człowiek nie może.

Galeria

Screeny i widoki z realizacji

Współpraca

Dobre auta znikają, zanim zdążysz zadzwonić?

Mówimy do komisów, skupów aut i firm, których biznes zależy od szybkości reakcji i sprawnej obsługi dużej liczby kontaktów. Jeśli Twój zespół traci czas na ręczne przeglądanie ogłoszeń, przepisywanie danych między narzędziami i pilnowanie, komu trzeba przypomnieć, to nie jest problem organizacji, tylko brak systemu, który robi to za Was.

Budujemy platformy, które automatyzują cały proces od wykrycia okazji, przez spersonalizowany kontakt ze sprzedającym, aż po rozliczenie i fakturę. Łączymy pobieranie danych z zewnętrznych źródeł, komunikację SMS i WhatsApp, analizę opartą na sztucznej inteligencji oraz płatności cykliczne i fakturowanie w jedno spójne narzędzie, dopasowane do Waszego modelu sprzedaży, a nie odwrotnie.

Platforma carHunters jest dowodem, że da się to zrobić kompleksowo. Zbudowaliśmy dla branży motoryzacyjnej system, który monitoruje rynek non stop, odzywa się do sprzedających szybciej niż człowiek i sam domyka warstwę subskrypcji oraz rozliczeń, a wszystko na tym samym, sprawdzonym silniku co nasza bliźniacza platforma dla nieruchomości.

Jeśli widzisz u siebie podobne wyzwania, porozmawiajmy. Pokażemy, jak przełożyć Wasz proces na działający, zautomatyzowany system i od czego najlepiej zacząć.

(+48) 575 901 007 Napisz do nas